一、投影、扩音设备的提前布置调试投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。
二、鲜花、水果的布置鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。
三、宾客姓名标签的摆放现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后;但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。
音响设备中的扩声设备(音箱、天花喇叭等)一般采用吊顶内布线至合理位置,一般面积不大(100平米内)的会议室建议采用天花喇叭,面积较大的建议采用专业音箱。
6、发言设备(有线话筒)一般布设于会议室的主席台(或会议圆桌)内,采用地插方式。